0. Principo

La esenca celo de IEK estas ebligi altnivelan uzadon de Esperanto inter homoj rekte interrilatantaj, pro tio la apliko de la regularo ĉiam estu fleksebla, la etoso ĉiam estu pleje ĝentila, afabla kaj respektoplena, la individuaj problemoj de ĉeestantoj ĉiam estu prioritate kaj amikece solvitaj. Pli gravas kontentigi la membraron ol respekti la regularon. Ĉiu membro estu akceptata kiel kara gasto.

1. Programo de Internacia Esperanto-Konferenco

IEK okazas kutime dum la tria kompleta semajno de julio; ĝi komenciĝas la sabaton vespere antaŭ la tria dimanĉo de la monato (ekz: 94.07.16 ĝis 94.07.23)
Okazas almenaŭ ses prelegoj dum IEK, el kiuj unu konatigas la konferencolokon kaj alia kun konstanta titolo "Nuna stato de la Esperanto-kulturo". Necesas enprogramigi almenaŭ po unu horon post ĉiu prelego por debato.
Okazas ankaŭ porkomencanta kurso de Esperanto.
La komitato de OSIEK trovas kaj/aŭ elektas la prelegantojn. Ankaŭ la lokaj organizantoj kaj ĉiuj membroj rajtas proponi prelegantojn al la komitato de OSIEK, kiu elektos la plej taŭgajn.
OSIEK prizorgas la ĉeeston de libroservo(j) dum la tuta konferenco. La libroservo estu tre facile alirebla.
Fiksaj programeroj:
- sabate: interkona vespermanĝ(et)o.
- dimanĉe: prelego (prezento ...) pri la regiono, prezento de la premiindaj verkoj por OSIEK-premio, vizito de la konferencoloko kaj malfermo de la konferenco. Eventuale, se necese, solenaĵoj kun la lokaj aŭtoritatuloj.
- de lundo ĝis ĵaŭdo:
- matene, prelegoj kaj debatoj.
- posttagmeze, prelegoj, kunvenoj de fakaj asocioj, kulturaj kaj turismaj programeroj.
- festa vespero.
- vendrede: ĝenerala asembleo de OSIEK kaj atribuado de la OSIEK-premio (vidu 4. k 5.); fermo de la konferenco.
- postkonferenca turisma aranĝo: ĝi devas esti ĉiĉeronita en Esperanto kaj esti kulture altnivela. Se ne estas sufiĉe da partoprenontoj ĝi povas esti nuligita.

2. Aliĝoj

La lokaj organizantoj kalkulas aliĝkotizon, kiu enhavu la rajton ĉeesti ĉiujn aranĝojn krom la finan turisman.
La ne-membroj de OSIEK (tiuj kiuj ne pagis OSIEK-membrokotizon dum la antaŭa jaro) pagas aliĝkotizon pli altan je 25%, ĉi tiu diferenco estas ĝirota sur la konton de OSIEK.
Lokaj organizantoj devas antaŭvidi rabatojn por studentoj, paroj samadresaj, infanoj, ktp.
OSIEK-membroj rajtas ĉeesti la aranĝon eĉ se pro tio oni devas rifuzi aliĝon jam ricevitan de ne-membro. Kompreneble ili pagas la aliĝkotizon de la momento de sia aliĝo.
Ĝis la 31a de decembro, membro pagas aliĝkotizon 80%-an (nemembro 100%-an)
poste membro pagas 100%-an (nemembro 120 %-an)
La aliĝoj alvenas ĉu al la loka organizanto, ĉu al la kasisto de OSIEK (kiu regule informas la lokan organizanton de la ricevitaj aliĝoj).
La prezidanto (aŭ lia anstataŭanto dum la IEK) ne pagas aliĝkotizon. La lokaj organizantoj devas sekurigi al li tranoktadojn kaj manĝojn dum la daŭro de la kongreso. Li ĉeestas devige ĉiujn aranĝojn krom la fina turisma. Se li deziras ĉeesti la turisman aranĝon, li devas pagi por sia partopreno.
La lokaj organizantoj devas sekurigi al preleganto du tranoktadojn (antaŭ kaj post la prelego) kaj la nutradon dum unu tago.

3. Informo de la partoprenantoj

Antaŭ la Konferenco:

ĉiu partoprenanto devas ricevi de la loka organizanto (antaŭ la 1a de junio) :

konfirmon de ricevo de la aliĝilo (kaj de la unua pago)
informojn pri la maniero atingi la konferencejon: 1) kiel atingi la urbon per la diversaj vojaĝrimedoj (aviadile, trajne, buse, veturile, bicikle, barke...) 2) kiel, en la urbo, atingi la konferencejon (mapo de la urbo, telefonumero, adreso ... )
provizoran programon.

Komence de la Konferenco:

ĉiu partoprenanto ricevos surloke dosieron kun:

nomŝildo
programo de la IEK
papero kaj skribilo
mapo de la urbo kaj turismaj informiloj
informoj pri la poŝtoj, la rimedoj por ŝanĝi monon, telefoni...

Dum la Konferenco:

Estu loko kie partoprenantoj povu informiĝi konstante (pri la programo, la konferenca loko...)
Estu ejo konstante alirebla kaj sufiĉe komforte por ripozo kaj diskutado

4. Ĝenerala asembleo

La ĝenerala asembleo, kiu okazas dum la lasta tago de la Konferenco, daŭras almenaŭ tri horojn. Dume, oni pritraktas: - eventualajn ŝanĝojn en la komitato de OSIEK - la OSIEK-premion - la loko(j)n de venonta(j) Konferenco(j) - la temon de la venonta Konferenco
ĉiuj partoprenantoj de la Konferenco estas bonvenaj. Pri la temo, ĉiuj rajtas partopreni kaj fari proponojn, sed nur membroj de OSIEK rajtas voĉdoni.

5. Atribuado de OSIEK-premio

Membroj de OSIEK rajtas, ĝis la 1a de majo, proponi po 2 premiindajn aŭtorojn, ĉiun pro precizigita verko. La 5 plej ofte dum la jaro proponitaj verkoj estas prezentitaj oficiale la unuan tagon de la Konferenco (dimanĉe). Dum la ĝenerala asembleo, la OSIEK-membroj determinas kiu el la 5 havu la OSIEK-premio dum ĉi tiu jaro. Unu verko ne povas ricevi pli ol unu OSIEK-premion, sed ĉiu verko ne premiita povas esti reproponita por postaj voĉdonadoj.